人事專員應知應會，介紹了通訊錄整理、入職離職手續辦理、考勤處理、勞動合同簽訂、勞動合同處理、人事月報編制、社保公積金辦理、人事信息庫維護、福利統計發放、入職離職手續辦理、檔案資料保存、職稱辦理、領導臨時交辦的其他任務等人事專員層次的工作任務、技能。
雖然不同的公司對人事專員的職責、要求有所出入，但能完成上述事項，可以算相對合格的人事專員了。
一、考勤處理
下面，用一句話來概括考勤處理具體做什么：根據公司的考勤流程，通過不同的考勤打卡方式提取、審核日考勤數據，監督日常考勤行為，制作月考勤記錄表，統計月出勤、缺勤數據，在規定時限內提交下道工序的負責人員。
二、考勤打卡幾種方式
常見的考勤打卡方式有：考勤表簽字、紙質打卡、電子打卡、指紋打卡。
1、考勤表簽字。在前臺、車間放置紙質考勤表，墻上掛考勤鐘，由員工手寫上下班時間并簽名。
2、紙質打卡。在前臺、車間放置考勤機，每個員工有一張紙質卡片，員工自行將卡片插入考勤機，考勤機在卡片上打印姓名、上下班時間、中途進出時間。
3、 電子打卡。門禁系統就是考勤機。員工進出刷胸卡(餐卡)，門禁系統自動記錄姓名、上下班時間。
4、 指紋打卡。門禁系統就是考勤機。員工進出刷指紋，門禁系統自動記錄姓名、上下班時間、中途進出時間。電子打卡、指紋打卡的考勤數據，可在電腦中導出Excel 表，一般由前臺協助，定期提交給人事專員。
隨著移動互聯網的發展，也出現了新的打卡方式：QQ 群、網站等開通了“簽到”功能，智能手機也提供了遠程打卡的功能。
三、日考勤數據是怎樣的
不管選擇哪種考勤打卡方式，原則上都應手工整理，或通過Excel導出，變成日考勤記錄表，為制作周、月考勤記錄表提供基礎。
下面，以××科技公司為例。2010 年10 月15 日，當天是星期五，該公司規定8:30 上班，采用指紋打卡。門禁系統通過Excel 導出數據，形成日考勤數據表，見表2.6。
表2.6 日考勤數據表示例(考勤機導出的部分數據)
注：證件號指員工指紋登記的序號。
由此表可見：當天打卡的員工，未出現遲到情況。但有部分沒有打卡記錄的，則需人事專員核實缺勤的不同情況。
注意：從門禁系統導出Excel 表是前臺的職責，但對表中數據的核實是人事專員的職責，核實是需要花點精力的。
四、加班記錄、請假記錄是怎樣的
考勤時，除了需要打卡記錄上下班時間，還需要記錄加班時間。加班記錄表，見表2.7 。
表2.7 員工加班記錄表
注：部門根據公司實際情況來分類。類別指：法定節假日、雙休日、平時。如有缺勤，還需要核實請假記錄。員工請假申請表，見表2.8 。
表2.8 員工請假申請表
五、 月考勤記錄表是怎樣的
人事專員核實日考勤數據后，結合請假記錄、加班記錄、曠工記錄等，需加工周、月考勤記錄表。注意：做周表是為了提前把基礎工作做完，否則到月末，事情堆積很多，會導致工作延誤。
月考勤記錄表一，見表2.9 。
表2.9 月考勤記錄表一(部分信息)
表中第一行，是每月的1—31 日，需設置當月對應的工作日、休息日。人事專員的工作內容，就是對每個員工每日的出勤缺勤狀態進行符號標注。標注的依據是考勤打卡記錄、其他請假曠工記錄等。
符號標簽：正常出勤=√，休息日=公。其他各類缺勤請假的符號示例，見表2.10 。
表2.10 考勤符號
不同的公司，月考勤記錄表類似，但出勤、缺勤的符號大多不同。月考勤記錄樣表二，見表2.11 。
表2.11 月考勤記錄表二(部分信息)
月考勤記錄表樣表二的出勤、缺勤符號說明：X= 全勤、P= 事假、W= 婚假、O= 其他(請用批注注明：A= 年假、S= 病假、T= 外出培訓、△=遲到、早退。另：半天的假期可用1/2 表示，如半天病假可用1/2S 表示。
六、月、年考勤統計表是怎樣的
月考勤統計表，見表2.12 。
年考勤統計表，見表2.13 。
(續表)
七、考勤注意事項
新手除了易出差錯，及時性也無法保證。有時想當然地在月末最后一周才做考勤表，但由于月末月初事情多，就容易拖延，影響下道工序的工作提交。所以，月考勤統計表，每周應及時更新。考勤統計是薪資計算、發放的一部分，考勤統計延誤，會導致薪資計算的工期緊張，從而產生矛盾。